戸籍謄本・戸籍抄本の取り寄せには、
取り寄せしたい戸籍の本籍を、先に明確にしておく必要があります。
戸籍には、かならず本籍が付けられています。
本籍とは、戸籍の住所のようなもので、戸籍の本籍がわからなければ、
その戸籍がどこにあるのかすらわからないのです。
また、戸籍の本籍は、通常、住所のように地番までありますので、
地番まですべて正確に知っておく必要があります。
戸籍の本籍さえわかれば、
その戸籍謄本や抄本を取り寄せできる役所が特定できますが、
戸籍の本籍がわからなければ、取り寄せ先の役所が特定できないことになります。
実は、戸籍謄本も戸籍抄本も、
同じ役所から取り寄せできるもので、
謄本か、抄本なのかを、請求者が選択できるようになっているのです。
ちなみに、戸籍謄本とは、その戸籍に載っているすべての情報を写したもので、
戸籍抄本とは、その戸籍に載っている一部の人についてのみ、
その情報を写したものとなっています。
戸籍の本籍が正確にわかれば、
次に、戸籍謄本や戸籍抄本の取り寄せ先の役所を調べます。
通常、戸籍の本籍地の市区町村の役所になりますが、
念のため、戸籍の係りに電話して確認しておくと間違いがないです。
なぜ、取り寄せ先の役所に電話などでの確認が必要かと言いますと、
役所の窓口の戸籍係りとは別に、
郵送専用のセンターを、別個に設置している役所もあるからです。
たとえば、大阪市の場合には、大阪市内の各区役所宛てではなく、
「大阪市北区中之島1-3-20 大阪市役所内 郵送事務処理センター」、
という所に、戸籍謄本の取り寄せ書類を郵送で送ることになります。
もし、大阪市内の各区役所に、戸籍謄本等の取り寄せ書類を送っても、
対応してもらえませんので注意が必要なのです。
これと同じように、名古屋市の場合には、名古屋市内の各区役所ではなく、
「名古屋市熱田区神宮三丁目1番15号 証明書交付センター」、
という所に、戸籍謄本の取り寄せ書類を郵送で送ることになります。
また、横浜市の場合には、横浜市内の各区役所宛てではなく、
「横浜市中区尾上町1丁目6番地 横浜市郵送請求事務センター」、
という所で、戸籍謄本の郵送請求に対応しているのです。
同じように、福岡市の場合には、福岡市内の各区役所宛てではなく、
「福岡市中央区長浜３丁目11-３福岡市市場会館１０階、
福岡市住民票等郵送請求センター」という所で、
戸籍謄本の郵送請求に対応しています。
ただ、東京都の場合には、東京都内の各区役所宛てに、
戸籍謄本の取り寄せ書類を郵送で送れば、対応してもらえます。
そして、戸籍謄本の取り寄せ先の役所が特定できれば、
次に、戸籍謄本等の交付申請書（または戸籍謄本等請求書）を、
その役所で取得します。
なぜなら、交付申請書の様式は、市区町村の役所ごとに異なっているため、
戸籍謄本の取り寄せ先の役所で、
戸籍謄本等の交付申請書を取得する必要があるからです。
そして、戸籍謄本等の交付申請書が取得できれば、
その用紙に必要事項を記入して、
送信用と返信用の封筒を用意します。
ただ、返信用の封筒には、返信先の自分の住所を記入して、
切手を貼っておく必要があります。
最後に、身分事項証明として、
運転免許証のコピー１枚を用意して、
戸籍謄本や戸籍抄本の発行手数料分の定額小為替を用意します。
戸籍謄本も戸籍抄本も、発行手数料としましては、
どちらも全国共通で４５０円です。
そのため、戸籍謄本を１通欲しい場合には、
４５０円分の定額小為替があれば足りることになります。
以上の書類一式を、戸籍の本籍地の役所宛てに郵送して、
書類に不備がなければ、
役所から返信用封筒によって、戸籍謄本や戸籍抄本が返送されてきます。
通常、約１週間～２週間前後で返送されてきますが、
混雑しているとさらに時間のかかることもありますので、
できるだけ、余裕を持って郵送した方が良いです。
また、区のある役所については、戸籍謄本の取り寄せ対応が、
役所の戸籍係りの窓口ではなくて、上記で挙げたように、
証明書交付センターといった増設された施設で対応していることも多いです。
そのため、特に、区のある役所については、
郵送による戸籍謄本の取り寄せ先について注意が必要になります。
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